Monthly Archives: oktober 2015

Containerne er tilbake

Mandag 2. november vil det bli satt opp en lukket container for beboerne i Dynekilgata 15. Vi har tidligere hatt en fast ordning med container første mandag i annenhver måned. Denne ordningen ble lagt på is på grunn av brannforskrift som krever plassering minst 5 meter fra bygning. Vi har nå fått avklart at denne forskriften bare gjelder for åpne containere.

Vi gjeninnfører derfor ordningen med fast containerplassering foran det tidligere søppelrommet første mandag i hver annen måned.

Husk at containeren kun skal brukes til privat avfall og ikke til spesialavfall som maling, kjemikalier, elektrisk utstyr eller større mengder byggavfall. Ordningen er ment å være en avlastning for husholdningsavfall og gjenstander som blir for store å kaste i de normale avfallsbeholderne.

For annet avfall henviser vi til etablerte deponiordninger:

  • Elektrisk avfall leveres til utsalgssted, f.eks. Elkjøp Carl Berner.
  • Farlig avfall, kjemikalier, maling etc. levers til miljøstasjoner eller til eget mottak, f.eks. Haraldrud gjenbruksstasjon.
  • Brukbare klær og sko kan leveres til egne innsamlingspunkter i nærområdet.

Bytte av forretningsfører

Det ble avholdt ekstraordinær generalforsamling onsdag 28. oktober 2015 etter styrets innkalling. Saken som ble behandlet var styrets forslag til oppsigelse av forretningsføreravtalen med ELBO og overføring av borettslagets forretningsførsel til OBOS Eiendomsforvaltning.

Styrets forslag om å bytte forretningsfører fikk tilslutning med 46 mot 12 stemmer (1 stemte blankt). Dermed er kravet om 2/3 flertall i generalforsamlingen oppfylt og vedtektsendringen og bytte av forretningsfører er vedtatt. 

I henhold til generalforsamlingens vedtak sies forretningsføreravtalen med ELBO opp f.o.m. 1. november 2015 og OBOS Eiendomsforvaltning vil få oppdraget med forretningsførselen for borettslaget. Det er en oppsigelsestid på 6 måneder, så vi regner med at den praktiske overtagelsen kommer i forbindelse med den ordinære generalforsamlingen i månedsskiftet mars/april.

Vi understreker at vedtaket ikke berører borettslagets forhold til boligbyggelaget ELBO. Vedtaket dreier seg kun om forretningsførsel. Dynekilgata 15 vil fortsatt være tilknyttet boligbyggelaget ELBO med de ordninger som følger av dette – blant annet forkjøpsrett og medlemsfordeler.

Styret takker for generalforsamlingens tillit og kommer tilbake med mer info og protokoll fra generalforsamlingen så snart dette foreligger.

Innkalling og protokoll fra den ekstraordinære generalforsamlingen kan leses på eller lastes ned fra arkivsiden for generalforsamlinger.

Nye vaskemaskiner på vei

Vaskemaskin_Electrolux_Mypro

Det har i lang tid vært mye feil, reparasjoner og nedetid på vaskemaskinene i fellesvaskeriet. Samtidig har styret har jobbet intenst med å bli kvitt problemene og øke driftssikkerheten. Vi har bare i løpet av det siste halvåret hatt en rekke store servicer på alle maskinene, med utskifting av motorer, dempere og andre deler, men uten at dette har økt stabiliteten nevneverdig. Vår servicepartner og maskinleverandør, Roderik-Jako, ser heller ikke ut til å klare å finne ut av problemene som har gjort at flere av maskinene stopper i programmene.

For å øke driftssikkerheten og brukervennligheten i vaskeriet har styret nå besluttet å kjøpe inn tre nye Electrolux vaskemaskiner som skal erstatte de fire maskinene vi har i dag. I forbindelse med dette vil vi også gå over til en ny servicepartner og håper at disse tiltakene vil øke stabiliteten og driftssikkerheten framover. Vi beholder tørketromlene da disse har gått relativt problemfritt over lang tid, men styret vil se an behovet for ytterligere innkjøp og evt. utskifting av den minste tørketrommelen i tiden framover.

Det vil ta 1-2 uker før de nye maskinene er på plass og vi ber derfor om litt tålmodighet inntil videre. Vaskemaskiner som har eller får større feil i mellomtiden vil ikke bli reparert. I den grad det er mulig vil styret selge de gamle maskinene.

Vi vil legge ut fyldig informasjon og bruksveiledning for de nye maskinene når disse er på plass. Vi ber også innstendig om at alle brukerne behandler de nye maskinene varsomt og i henhold til bruksveiledningen slik at vi nå kan opprettholde driftssikkerheten. Prisen på abonnement for vaskeriet vil også avhenge av fremtidige kostnader ved driften, og lavere servicekostnader vil naturligvis holde prisen nede.

Søppelbrønnene er klare!

Soppelbronner_ferdig_1000pxSøppelbrønnanlegget har fått rekkverk og er klart til bruk.

Det har vært en del utsettelser på oppstart av det nye søppelbrønnanlegget mens vi har ventet på rekkverk. Etter den opprinnelige planen skulle anlegget ligge lavere i terrenget, men på grunn av fjell i grunnen måtte det heves opp. Dette utløste krav om rekkverk og derfor en litt senere oppstart enn vi først hadde regnet med.

Anlegget har tre brønner – to for vanlig avfall (med lås) og én for papir (ulåst). Låsene på restavfallsbrønnene benytter samme nøkkel som vi bruker til hovedinngangene, så alle beboere har nøkler til disse. Vi ber alle om å låse brønnene etter bruk slik at vi unngår at anlegget brukes av utenforstående.

Vi gjør også oppmerksom på at brønnene vil bli snudd ved første gangs tømming slik at innkastet vil komme mot blokka, og ikke bort fra blokka som nå.

Det gamle søppelrommet vil bli stengt i løpet av kort tid og låsen vil bli byttet slik at det ikke blir anledning for beboerne til å benytte dette rommet til avfall. Vi ber om at alle nå går over til å bruke det nye anlegget slik at vi raskt får avviklet bruken av det gamle søppelrommet.

Soppelbronner_detalj_1000px

Ekstraordinær generalforsamling 28. oktober

Det innkalles med dette til ekstraordinær generalforsamling i Dynekilgata 15 borettslag:

Tid:     Onsdag 28. oktober kl. 18:00
Sted:  Styrerommet, Dynekilgata 15 (nordlig ende av kjellerkorridor)

(Last ned innkalling her)

DAGSORDEN
  1. Konstituering
    – Navnefortegnelse.
    – Valg av møteleder.
    – Valg av referent.
    – Valg av to andelseiere til å underskrive protokollen.
    – Spørsmål om møtet er lovlig innkalt.
  2. Bytte av forretningsfører
    I løpet av det siste halvåret har det nye styret lagt ned et stort arbeid i å modernisere og effektivisere driften av borettslaget, bedre informasjonen til beboerne, iverksette prosjekter og å følge opp løpende vedlikehold og reparasjoner. I den samme perioden har styret opplevd samarbeidet med vår forretningsfører, ELBO, som stadig mer belastende og hemmende for den videre utviklingen av borettslaget og for styrets daglige arbeid.Samarbeidsproblemene har blant annet vist seg ved en unødig langvarig og ressurskrevende prosess ved overgang til abonnementsordning for vaskeriet, misforståelser som har ført til betydelig ekstraarbeid og det styret opplever som manglende ressurser og fleksibilitet hos forretningsfører. I sum gjør dette at styret nå opplever ELBO som den største hindringen for videre utvikling av borettslaget og oppfølgingen av store oppgaver som ligger foran oss.

    Etter lange drøftinger og vurdering av tilbud fra flere tjenestetilbydere i løpet av de siste månedene har styret enstemmig vedtatt å anbefale at borettslaget bytter forretningsfører til OBOS. OBOS tilbyr atskillig flere og bedre tjenester og tilbud enn ELBO – i tillegg til en pris som ligger nesten 100.000,-/år lavere enn ELBO.Samtidig muliggjør et samarbeid med OBOS at styret får langt flere og bedre verktøy for å utføre sitt oppdrag og beboerne får et ryddigere og mer oversiktlig økonomisk forhold til borettslaget med blant annet spesifisert samlefaktura for fellesutgifter, parkering, vaskeri og bod. OBOS tilbyr også medlemsfordeler og leverandøravtaler som er blant landets absolutt beste.

    Borettslaget står foran store investeringer i de nærmeste 5-6 årene: Avløpssystemet i blokka må totalrehabiliteres, heisene må skiftes, taket må trolig tekkes om og fasaden må repareres. Dette kommer i tillegg til løpende vedlikehold og mindre prosjekter som borettslaget må forholde seg til. I sum står vi foran investeringer på 10-20 millioner i løpet av relativt kort tid.For å få til dette trenger styret innsyn i regnskap, samarbeidspartnere med de nødvendige verktøyene og ressursene tilgjengelig, samt solid økonomisk kompetanse og en organisasjon med oppdaterte systemer som er i stand til å takle endringer og omstillinger.
    Det henvises til den utsendte innkallingen for en grundigere redegjørelse og en sammenstilling av tilbudene fra OBOS og ELBO.

    Styret ber om andelseiernes tillit og samtykke til at OBOS overtar forretningsførselen for borettslaget:

    Forslag til vedtak:
    Forretningsførerkontrakten med ELBO sies opp med 6 måneders oppsigelse f.o.m. 01.11.15 og OBOS Eiendomsforvaltning AS overtar forretningsførselen for Dynekilgata 15 Borettslag.

BAKGRUNN

Hvorfor ønsker styret et skifte nå?
Dynekilgata 15 Borettslag er i dag ett av 9 borettslag som er tilknyttet ELBO og som bruker ELBO som forretningsfører. I løpet av det siste året har ELBO hatt flere lederskifter og det har før dette og i etterkant oppstått misnøye og samarbeidsproblemer mellom ELBO og flere av borettslagene, deriblant Dynekilgata 15 Borettslag.

I løpet av det siste året har også spesifikke problemstillinger kommet opp i samarbeidet mellom Dynekilgata 15 og ELBO som har gjort det aktuelt å vurdere et bytte. ELBO har i løpet av de siste ukene antydet mulige fremtidige endringer i sine systemer, men styret i Dynekilgata 15 Borettslag vurderer det slik at endringene kommer for sent og at de ikke vil tilfredsstille borettslagets behov med de ressurser ELBO besitter. Styrets lojalitet ligger utelukkende hos andelseierne og det er styrets vurdering at borettslaget nå er best tjent med et bytte av forretningsfører.
Styret oppfatter det også slik at ELBO i for stor grad har lagt seg opp i drift og oppgaver som påhviler styret og at dette virker forstyrrende på styrets arbeid.

ELBO har i dag ansvaret for tildeling av parkering på borettslagets plasser. Dette er et ansvar styret det siste halvåret har presset på for å overta, men foreløpig har ikke ELBO ønsket å overføre dette. Med OBOS som forretningsfører vil dette være et naturlig ansvar for styret, noe styret også mener det bør være og skal være.

Hva betyr et bytte for andelseierne?
I det daglige betyr et bytte av forretningsfører lite for de enkelt andelseierne. Dynekilgata 15 Borettslag vil forbli i boligbyggelaget ELBO med samme forkjøpsrett som før. Det er kun forretningsførsel som vil bli overlatt til OBOS ved et bytte, men i tillegg vil borettslaget nyte godt av en rekke nye fordeler og avtaler som OBOS kan tilby.

Den viktigste forskjellen for andelseierne ligger i et ryddigere og mer oversiktlig økonomisk forhold: Fellesutgiftene kan spesifiseres og tilleggstjenester som bodleie, vaskeriabonnement og parkering kan faktureres månedlig og på samme faktura som fellesutgiftene.
I dag må beboerne forholde seg til inntil fire ulike betalingsordninger for de forskjellige tjenestene – noen med månedlige, noen med kvartalsvise og noen med årlige innbetalinger. Dette skyldes en manglende fleksibilitet i ELBOs systemer som styret mener er unødvendig å måtte innfinne seg med i dagens virkelighet.

Hvilke kostnader innebærer dette?
Styret innhentet i sommer priser og avtaletilbud fra flere aktører. Også ELBO ble bedt om å inngi nytt tilbud, men ønsket ikke å endre sine eksisterende betingelser. Av de tilbudene styret har vurdert var det OBOS Eiendomsforvaltning som kom best ut i pris med kr. 200.000,- for en standard forretningsføreravtale. ELBO har en pris for tilsvarende avtale på kr. 295.000,-.

Det er imidlertid styrets klare formening at OBOS i tillegg til bedre pris har langt bedre og mer fleksible tjenester, og dette veier atskillig tyngre i styrets vurdering av tilbudene.

Fordelene for styrets arbeid
En fleksibel, tilgjengelig og moderne forretningsfører er viktig for styrets arbeid og borettslagets fremtidige drift. ELBO har i dag ingen eller svært begrensede tilbud om innsyn i regnskap, oversikt over borettslagets ressurser, støtte til budsjettutvikling, økonomisk analyse og bistand ved prosjektering av vedlilkehold og drift. Dette skaper mye usikkerhet og gjør det vanskelig for styret å planlegge og å utføre sin daglige, lovpålagte virksomhet.

OBOS har elektroniske verktøy som gir styret kontinuerlig og fullstendig innsyn i alle deler av regnskapet, elektronisk godkjenning av fakturaer, oppdaterte kontaktlister, fleksible løsninger som muliggjør nye og endrede rutiner og moderne betalingsløsninger. I dagens marked bør dette være et absolutt krav til alle forretningsførere. Styret er pålagt et stort juridisk og praktisk ansvar og forvalter store ressurser på vegne av andelseierne. Som følge av dette trenger derfor styret solide verktøy for å kunne utføre sin lovpålagte oppgave i tråd med andelseiernes
interesser.