Innkalling med gjennomgang av sakene som skal opp på høstens ekstraordinære generalforsamling er nå lagt i postkassene. Du kan også lese innkallingen på nett.
Du kan også laste ned og skrive ut fullmakt her dersom du ikke har anledning til å stille på generalforsamlingen, men ønsker at din stemme skal telle. Vi gjør oppmerksom på at en fullmakt avgitt til en annen ikke er bindende for hvordan den som har fullmakten stemmer for deg.
Generalforsamlingen avholdes tirsdag 25. oktober kl. 18:00 og gjelder i hovedsak de store rehabiliteringsprosjektene som er lagt opp for avvikling i 2017. Vi ber om at dere setter dere godt inn i sakene og tar med eventuelle spørsmål til generalforsamlingen.
Nedenfor kan du lese dagsorden med kort beskrivelse av sakene:
Det innkalles med dette til ekstraordinær generalforsamling
I Dynekilgata 15 Borettslag
Tid: 25. oktober kl. 18:00
Sted: Styrerommet, Dynekilgata 15
Dagsorden
- Konstituering
Navnefortegnelse.
Valg av møteleder.
Valg av referent.
Valg av to andelseiere til å underskrive
protokollen.
Spørsmål om møtet er lovlig innkalt. - Utskifting av heiser i 2017
På den ordinære generalforsamlingen i 2016 fikk styret mandat til forprosjektering av nytt heisanlegg for installasjon og ferdigstillelse i 2017, med en kostnadsramme på 2.8 millioner kroner.
Styret har gjennom sommeren og høsten 2016 jobbet med møter, befaringer og vurdering av tilbud fra fem ulike leverandører. Valget falt til slutt enstemmig på Myhre Heis & Elektro AS, som kunne tilby en fullgod løsning med fordoblet hastighet sammenlignet med dagens, to store heiskupéer i full høyde og en gjennomføringsplan som tar hensyn til beboernes behov og den daglige driften av bygget.
Grunnprisen for utskiftingen er på totalt 2.775.263,- (inkl. mva), og ligger innenfor den mandatfestede kostnadsrammen på 2.8 millioner gitt av generalforsamlingen i april 2016. I denne summen ligger også kr. 107.550,- (inkl. mva) for service i garantitiden for begge heisene. Styret har imidlertid valgt å innstille på en noe utvidet løsning som gir en relativt beskjeden tilleggskostnad, som følger (alle summer inkl. mva):– Kr. 12.500,- for økt hastighet til 1.6 m/s.
– Kr. 125.000,- for utskifting av én og én heis i stedet for begge samtidig slik at det alltid er én heis i drift.
– Ca. kr. 10.000,- for oppgradering av 400V-trafo til lavtapstype for reduserte driftskostnader.Styret gjør oppmerksom på at det kan komme til mindre tilleggskostnader dersom det oppstår uforutsette hendelser eller problemstillinger som ikke kunne vært forutsett. Det er gjort grundige befaringer og det vil bli gjort ytterligere kontrolltiltak før endelig kontraktsinngåelse.
Planlagt oppstart er i månedsskiftet januar/februar 2017, med ferdigstillelse juni/juli 2017.
Styret gjør oppmerksom på at saken ikke gjelder godkjenning av selve utskiftingen av heisanlegget, men godkjenning av styrets innstilling til entreprenør og kontraktsinngåelse med denne. Utskiftingen av heisanlegget og behovet for dette forutsettes godkjent ved generalforsamlingens mandat til forprosjektering i april 2016.Forslag til vedtak (2):
Generalforsamlingen godkjenner styrets innstilling til kontraktsinngåelse med Myhre Heis & Elektro for utskifting av heisanlegget i 2017, med totalpris på ca. 2.915.000,-. - Rehabilitering av avløpsrør
På den ordinære generalforsamlingen i 2016 fikk styret mandat til forprosjektering for rehabilitering av avløpssystemet med gjennomføring og ferdigstillelse i 2017. Det ble ikke angitt en kostnadsramme for prosjektet ved den ordinære generalforsamlingen, men antydet en pris på rundt 7,5 millioner.
Styret har tidligere gjort en vurdering av hensiktsmessighet og behov for ulike grader av rehabilitering og har kommet fram til at en begrenset rehabilitering der badene beholdes er den mest realistiske og ressurseffektive.
Av ulike rehabiliteringsløsninger vurderer styret at en metode med innvendig rens og sprøyting av belegg av alle blokkas avløpsrør og avgreininger er det som i sum gir best resultat og trygghet for drift og funksjon samtidig som ulemper for beboerne minimeres.
Styret har enstemmig valgt å gå for tilbudet fra Proline Norge AS, som innebærer en minimalt invasiv metode med sprøyting av rør og bunnledninger. Fordelen med denne metoden er at avløpssystemet for det meste kan være i full drift under anleggsperioden.
Det vil med denne metoden bli dagstengning fra ca. 8:00-18:00 i ukedagene i opp mot 2-3 uker for de vertikale stammene det arbeides med. Det vil derimot være åpning for normal bruk på kveld og natt alle ukedager og normal, døgnkontinuerlig bruk i helgene. I tillegg kommer en separat periode på opp mot 2 uker med dagstengning for hele blokka etter samme skjema når arbeidet med felles bunnledning gjennomføres.
Denne metoden må ses opp mot alternative metoder med f.eks. strømpeløsning, der det vil være nødvendig med døgnkontinuerlig stengning av vertikale stammer i minst 2 uker, noe som innebærer at grupper på 20 husstander i praksis må finne annet bosted i 2 uker gjennom hele anleggsperioden. Eventuelt må borettslaget med en slik løsning leie mobile løsninger for bad og toalett, med de tilleggskostnader og utfordringer dette medfører.
Proline Norge AS har levert et pristilbud på dette arbeidet på kr. 5.335.250,- inkludert alle stammer fra leiligheter, taknedløp og bunnledninger.
Styret gjør oppmerksom på at det kan komme til mindre tilleggskostnader dersom det oppstår uforutsette hendelser eller problemstillinger dukker opp som ikke kunne vært forutsett. Det er gjort grundige befaringer og det vil bli gjort ytterligere kontrolltiltak før endelig kontraktsinngåelse.
Det er også muligheter for at det kan komme enkelte mindre tilleggskostnader, f.eks. ved nødvendig utskifting av utrangert eller ikke godkjente installasjoner på avløp i leilighetene. Kostnadsfordeling av dette må behandles separat og evt. godkjennes på senere general-
forsamling. Styret minner om vedtektsfestet vedlikeholdsplikt for den enkelte andelseierne.
Estimert oppstart er i august 2017, med ferdigstillelse omkring november 2017. Det vil bli avholdt beboermøter i god tid før prosjektet starter opp og alle beboere vil bli løpende informert om fremdrift og utvikling underveis fram til ferdigstillelse.
Styret gjør oppmerksom på at saken ikke gjelder godkjenning av selve rehabiliteringen av avløpssystemet, men godkjenning av styrets innstilling til entreprenør og konktraktsinngåelse med denne. Rehabiliteringen av avløpssystemet og behovet for dette forutsettes godkjent ved generalforsamlingens mandat til forprosjektering i april 2016.Forslag til vedtak (3):
Generalforsamlingen godkjenner styrets innstilling på kontraktsinngåelse med Proline Norge AS for komplett rehabilitering av avløpssystemet i 2017, med totalpris på ca. 5.350.000,-. - Rehabilitering av gavlvegger
På budsjettet for 2016 er det satt av kr. 50.000,- til utbedring av sprekker og skader i puss på gavlveggene (rødfarget pussdekke på blokkens kortsider).
Under befaring for tilbud på denne utbedringen ved STO Norge AS kom det imidlertid fram at det eksisterende pussdekket og det isolerende underlaget som ble satt opp i 2000, er lagt delvis feil og med manglende feste til underlag. Dette har gjort at vann har trengt inn gjennom pussen og at det har oppstått omfattende oppsprekking og potensielle vannskader i hele gavlens høyde.
På grunn av denne tilstandsvurderingen valgte styret å utsette reparasjonsarbeidene for å innhente tilbud på nødvendig rehabilitering av fasadene. Det ble innhentet tilbud fra tre entreprenører, hvorav én vurderte det som mulig å reparere pussdekket uten å skifte ut underliggende isolasjon. Styret har imidlertid vurdert det slik at en relativt beskjeden prisdifferanse på en overflaterehabilitering kontra en total utskifting av hele dekket med isolasjon og rammeverk ikke kan forsvare en mulig risiko for framtidige problemer.
Styret har enstemmig valgt å innstille på at gavlveggene totalrehabiliteres, inkludert riving av alt dekke og underliggende isolasjon og gjenoppbygging av fasadene med riktig teknikk og bedre materialer.
MTB Bygg AS har inngitt det rimeligste pristilbud på dette arbeidet med en totalpris på 1.269.000,- (inkl. mva). Det alternative tilbudet på kun overflaterehabilitering hadde en pris på 1.122.000,- (inkl. mva) og vurderes av styret som uaktuelt.
I tilbudet fra MTB Bygg AS inngår også rehabilitering av murvegger under gavldekket og betongutstikket over dørene. Begge disse er bygningsdeler som uansett trenger rehabilitering da betong har løsnet og falt ut og armeringen er synlig på flere steder.
Planlagt oppstart av arbeidet er i slutten av mars 2017. Arbeidet vil i liten grad påvirkes av de andre rehabiliteringsarbeidene innvendig i bygget.Forslag til vedtak (4):
Generalforsamlingen godkjenner styrets innstilling på kontraktsinngåelse med MTB Bygg AS for totalrehabilitering av gavlveggene og tilhørende murvegger i 2017, med totalpris på 1.269.000,- (inkl. mva). - Elektronisk adgangssystem
Styret har siden 2015 vurdert og jobbet med tilbud på utskifting av dagens mekaniske nøkkelsystem til et elektronisk adgangssystem. Borettslaget har i dag betydelige utgifter til utskifting av komponenter i låser og låssystemer pga. slitasje og i tillegg er det etter hvert et sikkerhetsproblem at mange hovednøkler kommer på avveie når beboere flytter eller mister nøklene.
Med et elektronisk adgangssystem vil det bli mindre kostnader til vedlikehold pga. slitasje, økt sikkerhet pga. mulighet for å slette adgangsbrikker som kommer på avveie og lavere kostnader og raskere leveringstid for beboerne ved kjøp av nye adgangsbrikker.
Det er innhentet tilbud på ulike systemer og fra ulike leverandører, men styret har valgt å innstille på en løsning fra R. Bergersen AS (Sikkerhet & Design) som omfatter alle ytre inngangsdører (hovedinngang, kjellerinngang og sideinnganger, alle indre dører i kjeller til boder og korridorer og søppelbrønner). Systemet er av typen Salto XS4 med tilhørende komponenter.
Tilbudet omfatter også programvare for intern administrasjon og programmering av nye nøkkelbrikker, 500 ferdigprogrammert nøkkelbrikker (3 til hver husstand) og all montering og klargjøring.
Det vil være mulighet for å beholde dagens nøkkellåser på hovedinngangene i kjeller og 1. etasje sammen med det nye systemet inntil vi er sikre på at alle har fått adgangsbrikker og at systemet fungerer som det skal.
Totalprisen for adgangssystemet inkludert styringssystem og montering er kr. 143.864,-. Utskiftingen er tenkt gjennomført i november 2016 slik at systemet er i full drift og alle utfordringer er ryddet opp i før års-skiftet og rehabiliteringsprosjektene starter opp i 2017.Forslag til vedtak (5):
Generalforsamlingen godkjenner styrets innstilling på installasjon av elektronisk adgangssystemet fra R. Bergersen AS av type Salto XS4 med kostnad på kr. 143.864,- (inkl. mva). - Midler til intern prosjektledelse
De planlagte rehabiliteringsprosjektene for 2017 vil medføre betydelig arbeid med organisering, beboerkontakt, informasjon, bistand og tilgjengelighet for entreprenører etc. Koordinering av arbeidene og prosjektene krever at den ansvarlige er tilgjengelig alle dager i anleggsperiodene (som vil bety nær sagt hele 2017) og har kapasitet til å bistå entreprenører og beboere med spørsmål og problemstillinger knyttet til ulemper, uforutsette utfordringer, rutinemessige oppgaver og annet gjennom hele året. Slikt arbeid ligger i stor grad utenfor styrets normale oppgaver og det vanlige er at man leier inn eksterne prosjektledere for dette. Ved ekstern prosjektledelse vil kostnadene beløpe seg til anslagsvis 1,5-2 millioner kroner.
For å holde kostnadene nede og samtidig få en fordel av intern prosjektledelse og beboerkontakt ønsker styret at det bevilges kr. 250.000,- til dette arbeidet som en ekstraordinær regnskapspost.Forslag til vedtak (6):
Generalforsamlingen godkjenner en bevilgning på kr. 250.000,- for intern prosjektledelse i forbindelse med rehabiliteringsprosjektene som er planlagt for 2017. Vedtaket forutsetter at rehabiliteringsprosjektene godkjennes. - Lånefinansiering av rehabilitering
Borettslaget har gått inn som fullverdig OBOS medlemslag fra august 2016. Borettslaget har også fra før overført forretningsføreroppgaven til OBOS og har derfor både driftskonto og andre finansielle instrumenter knyttet til OBOS-banken.
Styret har forespurt om og fått innvilget tilsagn på rammelån på kr. 12.000.000,- med en rentesats på 2.25% for finansiering av rehabiliteringsprosjekter som nevnt i 2017. Utskifting av adgangssystem antas finansiert gjennom vanlig vedlikeholdsmidler budsjettert for 2016.
Tilbudet fra OBOS har bedre betingelser enn borettslagets eksisterende låneavtale med Toten Sparebank. Styret ønsker derfor å innstille på lånefinansiering til neste års rehabiliteringsprosjekter gjennom OBOS-banken, og i tillegg en refinansiering av borettslagets eksisterende lån i Toten Sparebank (ca. 7 millioner) slik at alle lån overføres til OBOS-banken.
Forslag til vedtak blir derfor todelt og gjelder primært finansieringen av neste års prosjekter og dernest en total refinansiering og samling av alle lån i OBOS-banken:Forslag til vedtak (7a):
Generalforsamlingen godkjenner styrets innstilling på lånefinansiering av rehabiliteringsprosjekter i 2017 med totalt ca. kr. 9.534.000,- med eventuelle uforutsette tillegg gjennom rammelån i OBOS-banken.
Forslag til vedtak (7b):
Generalforsamlingen godkjenner styrets innstilling på refinansiering av borettslagets eksisterende lån med overføring av alle lån til OBOS-banken. - Fristilling fra Ensliges Landsforbund
Dynekilgata 15 Borettslag har siden opprettelsen i 1969 vært tilknyttet Ensliges Landsforbund (EL) gjennom et vedtektsfestet pliktig medlemsskap for andelseiere, ref. vedtektene:
§2.1 (2) Bare andelseiere i boligbyggelaget og bare fysiske personer (enkeltpersoner) som har gyldig medlemskap i Ensliges Landsforbund, kan være andelseiere i borettslaget. Ingen fysiske personer kan eie mer enn én andel.
Styret er av den oppfatning at tvungent medlems-skap i en interesseorganisasjon eller organisasjon som driver med politisk arbeid ikke bør være knyttet til kjøp av bolig. Etter nedleggelsen av ELBO og overgangen av alle tidligere ELBO-borettslag til fullverdige OBOS medlemslag har også dette punktet i vedtektene kommet i sterk kontrast til det som er normalt for tilsvarende borettslag i Norge.
Før fusjonen mellom ELBO og OBOS ble det enstemmig vedtatt på styremøte i ELBO 16.06.16 at det gis samtykke til endring av §2-1(2) for de lagene som ønsker det. Flere av de tidligere ELBO-lagene har i ettertid vedtatt en fristilling fra EL gjennom en slik vedtektsendring. Vedtaket fra ELBO er overført til OBOS og det er avklart med OBOS at det ikke vil bli reist innvendinger mot en slik vedtektsendring.
Styret gjør oppmerksom på at en vedtektsendring til en fristilling av borettslaget fra EL ikke innebærer en automatisk kollektiv utmelding av andelseierne i Dynekilgata 15 Borettslag. Utmeldingen vil være individuell – det er kun kravet om medlemsskap som eventuelt fjernes.
For de som fortsatt ønsker å være medlemmer av EL er det naturligvis ingen hindringer for dette. Styret ønsker utelukkende at et slikt medlemsskap skal være frivillig og ikke knyttet til kjøp av andel i borettslaget.
Styret innstiller derfor på en vedtektsendring der kravet om EL-medlemsskap strykes. Samtidig gjøres det endringer i vedtektene som reflekterer den allerede gjennomførte overgangen til OBOS:Forslag til vedtak (8a):
Generalforsamlingen godkjenner styrets innstilling på vedtektsendring i §2-1(2) til følgende ordlyd:§2.1 (2) Bare andelseiere i boligbyggelaget og bare fysiske personer (enkeltpersoner) kan være andelseiere i borettslaget. Ingen fysiske personer kan eie mer enn én andel.
Endringen krever 2/3 (kvalifisert) flertall.
Forslag til vedtak (8b):
Generalforsamlingen stadfester vedtektsendring i §2-1(2) til følgende ordlyd:
§1.2 (2) Borettslaget er tilknyttet OBOS, som også er forretningsfører.
Dette vedtaket er rent formelt da overføringen av borettslaget fra ELBO til OBOS er gjennomført.
Forslag til vedtak (8c):
Generalforsamlingen stadfester vedtektsendring i §2-1(4) til følgende ordlyd:
§2-1(4) I tillegg har EL, avdeling Oslo, rett til å eie inntil 10% av andelene.
Dette vedtaket er rent formelt ettersom ELBO ikke lenger eksisterer.
Oslo, 10. oktober 2016
Styret i Dynekilgata 15 Borettslag